הגדירו את הצרכים שלכם ואת מטרת האירוע
לפני שאתם יוצאים לדרך ומתחילים בתכנון האירוע ובהפקתו, חשוב שתבחנו את מטרותיו וגם את הצרכים שלכם בכל הנוגע לאירוע עצמו. למשל, האם המטרה שלכם באירוע היא לגבש את העובדים, האם המטרה היא למשוך אליכם כמה שיותר לקוחות פוטנציאליים (אם האירוע נערך לכבודם), האם מטרתו של האירוע היא הצגת שירות חדש או מוצרים שזה עתה נכנסו לשוק ועוד. אירוע שמטרתו שיווקית שונה במהותו מאירוע שנועד לגבש את העובדים, אירוע שהוא חווייתי יותר, ולכן מומלץ מאד להגדיר זאת מראש כדי לדעת כיצד לתכנן ולהפיק אותו נכונה.בחנו מקומות שונים לערוך בהם את האירוע שלכם
לא משנה מי הוא קהל היעד, ישנם כיום לא מעט מקומות המתאימים לאירועים עסקיים מכל סוג. כחלק מהפקת אירוע עסקי מוצלח, מומלץ מאד לבדוק מספר מקומות ולבחון מה הייחודיות של כל מקום ומה בדיוק הוא מציע לכם. בין השאר, כדאי לבדוק:- האם המקום נגיש וקל לאתר אותו – אינכם רוצים שהאורחים שלכם יבזבזו זמן רב בחיפוש המקום, ולכן חשוב שתבחרו לערוך אותו במקום שאינו מבודד מדי, כזה שהגישה אליו נוחה. אל תשכחו גם לצרף מפה קטנה שמציגה את מיקומו או את כתובתו המדויקת, כך שניתן יהיה לאתר אותו באמצעות ווייז או כל אפליקציית ניווט אחרת.
- האם המקום עם חנייה צמודה – סביר שחלק מהמוזמנים לאירוע שלכם יגיעו ברכב פרטי. דאגו לבחור מקום שמציע חנייה פרטית צמודה או אפילו חנייה ציבורית המתאימה לאורחי המסיבה.
- מהו מיקומו הגיאוגרפי – אם מרבית המוזמנים מגיעים מאזור המרכז, כדאי שהמקום שעורכים בו את האירוע יהיה באותו האזור. אם מרביתם מהצפון, מומלץ לחפש מקום בצפון שמתאים לאירועים עסקיים.
- מהו הגודל שלו – מדובר בפרמטר חשוב שיש לבדוק מראש כדי לוודא שהמקום אכן מתאים לאירוע המתוכנן. לאחר שהגדרתם את הצרכים שלכם וידוע לכם מספר המוזמנים (פחות או יותר), עליכם לחפש מקום שמתאים בגודלו למספר המוזמנים ולאופי האירוע. במקרה שבו מספר המוזמנים גדול, חפשו מקום מרווח שיכול להכיל את כולם. כאשר מדובר במספר מצומצם של מוזמנים, חפשו מקום קטן ואינטימי יותר. חבל לשלם יותר על חלל שייראה עזוב וריק גם אם כל האורחים אכן יגיעו, והוא גם ישרה עליהם אווירה פחות נעימה.
